Apa Itu CRM WhatsApp dan Cara Memakainya untuk Jualan

CRM WhatsApp adalah sistem yang mencatat setiap calon pelanggan dari chat WhatsApp beserta tahap penjualan, nilai transaksi, catatan, dan jadwal tindak lanjutnya. Toko yang menerima puluhan chat per hari sering kehilangan calon pembeli karena tidak ada catatan siapa yang perlu dihubungi lagi. CRM WhatsApp menyimpan catatan tersebut di satu tempat yang bisa dilihat seluruh tim. Panduan ini membahas fungsi CRM WhatsApp, bedanya dengan label, cara memakainya untuk jualan, dan cara memilih aplikasinya.

Apa fungsi CRM WhatsApp?

Fungsi CRM WhatsApp adalah memastikan setiap chat dari calon pembeli tercatat, ditindaklanjuti, dan bisa diukur hasilnya. Setiap chat baru menjadi satu lead dengan nama, nomor, dan sumbernya. Lead lalu berpindah tahap, misalnya dari Baru ke Tertarik, Negosiasi, Menang, atau Batal.

Catatan tahap tersebut menjawab pertanyaan yang sulit dijawab dari daftar chat biasa. Contohnya, berapa lead yang masuk minggu ini, berapa yang menjadi pembeli, dan admin mana yang menanganinya.

Apa bedanya CRM WhatsApp dengan label WhatsApp Business?

Perbedaan CRM WhatsApp dan label WhatsApp Business ada pada cakupan datanya: label mengelompokkan chat, CRM juga mencatat nilai, penanggung jawab, jadwal, dan laporan. Label dan daftar di aplikasi WhatsApp Business membantu mengelompokkan chat dan kontak untuk ditindaklanjuti (WhatsApp Business).

Label cukup untuk satu admin dengan volume chat kecil. Tim dengan 2 admin atau lebih membutuhkan catatan bersama agar dua admin tidak menghubungi pelanggan yang sama. Cara memakai satu nomor di beberapa HP ada di panduan WhatsApp Business dengan nomor yang sama.

Bagaimana cara memakai CRM WhatsApp untuk jualan?

Cara memakai CRM WhatsApp untuk jualan adalah menetapkan tahap penjualan, mencatat setiap lead dari chat, lalu menindaklanjuti lead sesuai jadwalnya. Langkah lengkapnya sebagai berikut:

1. Tetapkan 4 sampai 6 tahap penjualan, misalnya Baru, Tertarik, Negosiasi, Menang, dan Batal.
2. Catat sumber setiap lead, misalnya iklan Instagram, tautan di bio, atau rekomendasi pelanggan lama.
3. Isi nilai transaksi saat pelanggan menyebut produk dan jumlahnya.
4. Tugaskan setiap lead ke satu admin sebagai penanggung jawab.
5. Jadwalkan tindak lanjut dengan tanggal dan catatan singkat, misalnya "kirim penawaran ukuran 42".
6. Pindahkan lead ke tahap berikutnya setiap kali ada perubahan.
7. Baca laporan setiap minggu: jumlah lead baru, jumlah deal, dan persentase lead yang menjadi pembeli.

Sumber lead paling mudah dicatat lewat tautan chat yang berbeda untuk setiap iklan. Cara membuat tautannya ada di panduan link WA.

Data apa saja yang perlu dicatat di CRM WhatsApp?

Data yang perlu dicatat di CRM WhatsApp adalah identitas pelanggan, sumber, tahap, nilai, penanggung jawab, dan jadwal tindak lanjut. Daftar berikut merinci isinya:

• Nama dan nomor WhatsApp pelanggan.
• Sumber lead, misalnya nama iklan atau tautan.
• Tahap penjualan saat ini.
• Nilai transaksi dalam rupiah.
• Admin yang menangani lead.
• Tanggal tindak lanjut berikutnya dan catatannya.
• Riwayat perubahan tahap.

Simpan data seperlunya untuk melayani pelanggan. Data pribadi pelanggan dilindungi Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (JDIH BPK).

Bagaimana cara memilih aplikasi CRM WhatsApp?

Cara memilih aplikasi CRM WhatsApp adalah memeriksa apakah aplikasi tersebut terhubung langsung ke nomor WhatsApp yang sudah dipakai pelanggan. Lead yang dicatat manual dari HP ke spreadsheet mudah terlewat. Periksa juga hal berikut:

• Chat baru otomatis menjadi lead tanpa disalin manual.
• Beberapa admin bisa masuk dengan akun masing-masing.
• Tahap penjualan bisa diubah sesuai alur jualan Anda.
• Pengingat tindak lanjut muncul saat jadwalnya tiba.
• Data bisa diimpor dan diekspor dalam format CSV.
• Laporan menampilkan jumlah lead, deal, dan nilai per periode.

FAQ

Apakah CRM WhatsApp bisa dipakai tim kecil?

Ya. Tim dengan 1 sampai 2 admin tetap terbantu oleh pengingat tindak lanjut dan laporan mingguan.

Apakah data lead bisa dipindahkan ke Google Sheets?

Ya. Ekspor CSV bisa dibuka di Google Sheets, dan integrasi otomatis dibahas di panduan WhatsApp dari Google Sheets.

Apakah pelanggan tahu chatnya dicatat di CRM?

Tidak secara otomatis. Jelaskan pemakaian data di kebijakan privasi toko Anda.

Mencatat lead WhatsApp secara otomatis

ChatKomodo mencatat chat WhatsApp sebagai lead di papan Leads, lengkap dengan tahap, nilai, penanggung jawab, catatan, dan jadwal tindak lanjut. Chat yang masuk lewat tautan chat ChatKomodo otomatis tercatat dengan sumber dan labelnya.

Laporan Leads menampilkan lead baru, deal, persentase menang, dan nilai per agen untuk 7, 30, atau 90 hari. Lead juga bisa diimpor dan diekspor lewat CSV, dan broadcast bisa dikirim per tahap lead. Daftar fiturnya ada di halaman ChatKomodo.

Sumber

• WhatsApp Business, Small business use of the WhatsApp Business app
• JDIH BPK, Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi